Všetci robíme chyby a niekedy sme nútení požiadať o odpustenie od ostatných o rozvrátené vzťahy. Takže list-ospravedlnenie je jeden zo zložitých druhov písmen. Koniec koncov, v tomto liste sa autor často dotýka svojej výčitky (a niekedy nie je žiadna túžba ospravedlniť sa a v obchodnej korešpondencii sa stáva, že sa musíte tiež ospravedlniť nie nevyhnutne za svoje vlastné chyby).
Požadovať odpustenie je potrebné. Koniec koncov, schopnosť priznať sa, že sú zlé, ich chyby a ochota opraviť ich súčasne, je dôležitým prvkom obrazu každej organizácie. Písomné ospravedlnenia prinášajú hlavný cieľ ako ospravedlnenie, pričom zároveň zachovávajú tvár spoločnosti a obnovujú poškodené vzťahy. Okrem toho je dôležité znížiť prípadný konfliktný incident a zároveň minimalizovať negatívne dôsledky chyby. Písmená o zamietnutí by sa mali odoslať v nasledujúcich prípadoch:
- Chybné správanie sa voči zamestnancom inej organizácie (bez ohľadu na hlavnú príčinu neľudského správania).
- V prípade, že ste nesplnili svoje zmluvné záväzky (aj bez ohľadu na dôvod).
- Nesprávne správanie vašich zamestnancov, ktoré sa stali nejakou verejnou doménou.
- V prípade vyššej moci.
Ako napísať list ospravedlnenia?
Písomné ospravedlnenia majú štruktúru, ktorá nenesie žiadne zvláštne rozdiely od štruktúry bežného obchodného listu, ale téma bude najlepšou voľbou, ak urobíte predmet neutrálneho listu, bez zamerania sa na skutočnosť, že tento list je ospravedlnenie. Nechajte list podpísať vrcholový manažér spoločnosti. Je potrebné vytvoriť dojem, že manažér si je vedomý dôležitosti nesprávne vytvoreného problému a s veľkou ľútosťou nad tým, čo sa stalo, je pripravený požiadať o odpustenie od poškodeného. Text ospravedlnenia ovplyvňuje obnovenie profesionálnej povesti vašej spoločnosti alebo zamestnanca.
V závislosti od formulára je text rozdelený na: úvodnú časť, hlavnú časť a záver. Ospravedlnenie sa podáva iba raz v úvodnej časti listu. Druhý odsek je hlavnou časťou. Je potrebné vysvetliť dôvod, prečo sa stalo. Vyhýbajte sa frázam "malý problém", malé oneskorenie, atď. Tretí odsek je výrazom smútku, ľútosti. Záver by mal vyjadriť nádej, že sa takýto prípad znovu stane.
Nezabudnite, že ak robíte všetko správne, potom namiesto nespokojného zamestnanca inej spoločnosti alebo klienta získate niekoľko trvalých.